Informácie pre dotknuté osoby – zmluvní partneri

Poskytnuté prevádzkovateľom v zmysle Článkov 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 zo dňa 27. mája 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“).

Bezpečnosť Vašich osobných údajov je pre nás prioritou. V tomto dokumente Vám poskytneme komplexnú informáciu o tom, ako a prečo spracúvame Vaše osobné údaje, ako aj ďalšie informácie v súlade s GDPR.

1. Totožnosť a kontaktné údaje prevádzkovateľa

Prevádzkovateľom je spoločnosť AV Integra, s.r.o., so sídlom Tuhovská 30, 831 06 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 46 388 800, zapísaná v Obchodnom registri vedenom Okresným súdom Bratislava I, Oddiel: Sro, Vložka č. 76446/B, štatutárny orgán: Vladimír Kanáš, konateľ a Martin Jícha, konateľ (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“ alebo „naša spoločnosť“).

Kontaktovať Prevádzkovateľa môžete prostredníctvom elektronickej pošty alebo telefonicky:

E-mailová adresa: avintegra@avintegra.sk
Telefónne číslo: +421 2 2075 6000

2. Totožnosť a kontaktné údaje zodpovednej osoby

Prevádzkovateľ určil pani Denisu Hurtukovú ako svoju zodpovednú osobu v zmysle Článku 37 Nariadenia. Na zodpovednú osobu sa môžete obrátiť prostredníctvom elektronickej pošty alebo telefonicky:

E-mailová adresa: denisa.hurtukova@avintegra.sk
Telefónne číslo: +421 2 2075 6000

3. Vymedzenie základných pojmov

Osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo a pod.;
Prevádzkovateľ – fyzická alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov;
Dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú;
Sprostredkovateľ – fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa;
Účel – dôvod, prečo Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, vychádzajúci z právneho základu spracúvania, ktorým je zákon, zmluva alebo oprávnený záujem Prevádzkovateľa;
Oprávnený záujem – záujem Prevádzkovateľa, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby;
Príjemca – fyzická osoba, právnická osoba alebo orgán verejnej moci, ktorému sú určité osobné údaje poskytované alebo sprístupňované.

4. Účely spracúvania osobných údajov dotknutých osôb – zmluvných partnerov prevádzkovateľa a právny základ ich spracúvania

V tomto bode sú uvedené účely, pre ktoré naša spoločnosť spracúva osobné údaje o Vás, ako našich zmluvných partneroch – fyzických osobách. V prípade, že v budúcnosti budeme spracúvať už získané osobné údaje na iný (ďalší) účel, než aké sú vymedzené nižšie, o tomto budeme našich zmluvných partnerov zakaždým vopred informovať.

Osobné údaje Vás ako našich zmluvných partnerov – fyzických osôb spracúvame výlučne na nasledovné účely:

a) Spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovníctva
Osobné údaje týkajúce sa našich zmluvných partnerov alebo ich zamestnancov vyplývajúce z faktúry vystavenej zmluvným partnerom našej spoločnosti alebo naopak, z faktúry vystavenej našou spoločnosťou nášmu zmluvnému partnerovi, spracúvame za účelom vedenia účtovníctva našej spoločnosti, nakoľko nám táto povinnosť vyplýva zo zákona, teda najmä zo zákona o účtovníctve a zákona o DPH.

b) Evidencia pošty
Na to, aby sme mohli viesť riadnu evidenciu o prijatej a odoslanej pošte, spracúvame osobné údaje nášho zmluvného partnera v prípade, že nám bol od neho doručený list alebo zásielka, alebo v prípade, ak naša spoločnosť zaslala list alebo zásielku svojmu zmluvnému partnerovi. Právnym základom je v tomto prípade tzv. oprávnený záujem našej spoločnosti v zmysle Článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

c) Zmluvy
Naša spoločnosť dbá na to, aby si riadne plnila povinnosti voči svojim zmluvným partnerom. Za účelom riadneho plnenia záväzkov a uplatňovania práv našej spoločnosti zo zmlúv uzavretých s našimi zmluvnými partnermi musí naša spoločnosť spracúvať osobné údaje (identifikačné a kontaktné) našich zmluvných partnerov, pričom tieto osobné údaje spracúva naša spoločnosť na základe zmluvy s nimi uzavretej.

d) Vedenie súdnych sporov a vymáhanie nárokov našej spoločnosti v civilných, trestných a exekučných konaniach
V prípade, že dôjde k súdnemu sporu medzi našou spoločnosťou a naším zmluvným partnerom, spracúvame osobné údaje tohto zmluvného partnera na to, aby sme mohli riadne chrániť, uplatňovať a vymáhať naše práva a oprávnené ekonomické a obchodné záujmy. Aj v tomto prípade ide o tzv. oprávnený záujem našej spoločnosti, ktorý predstavuje právny základ spracúvania osobných údajov.

e) Monitorovanie vybraných priestorov našej spoločnosti z dôvodu zabezpečenia ochrany jej majetku a majetku jej zamestnancov
Na to, aby sme zabezpečili ochranu majetku našej spoločnosti a majetku našich zamestnancov, monitorujeme priestor parkoviska pred sídlom našej spoločnosti, dvor a vnútorný priestor recepcie v objekte našej spoločnosti. Osobné údaje o zmluvných partneroch, ktorí navštívia niektoré z týchto monitorovaných priestorov, spracúvame v rozsahu ich videozáznamu bez zvukovej stopy. Právnym základom spracúvania osobných údajov za uvedeným účelom je taktiež tzv. oprávnený záujem našej spoločnosti v zmysle GDPR.

5. Príjemcovia osobných údajov

Za určitých podmienok môžu byť niektoré z osobných údajov našich zmluvných partnerov poskytnuté alebo sprístupnené iným subjektom. Jedná sa o subjekty, ktorým je naša spoločnosť povinná poskytnúť určitý okruh osobných údajov, lebo jej to ukladá zákon, alebo je oprávnená ich poskytnúť na základe uzavretej zmluvy.

Príjemcovia, resp. kategórie príjemcov osobných údajov sú najmä:

Orgány verejnej moci a iné subjekty, akými sú najmä správca dane, orgány činné v trestnom konaní, súdy a iné subjekty, ktorým je naša spoločnosť povinná v zmysle osobitných právnych predpisov poskytnúť určitý okruh osobných údajov;
Sprostredkovatelia, ktorí spracúvajú vymedzený okruh osobných údajov v mene našej spoločnosti a na základe našich pokynov v rámci plnenia predmetu zmluvy a s ktorými má naša spoločnosť ako prevádzkovateľ uzavreté osobitné zmluvy o poverení spracúvaním osobných údajov v zmysle Článku 28 ods. 3 GDPR. V zmluve o poverení spracúvaním osobných údajov sú všetci sprostredkovatelia zaviazaní dodržiavaním striktných pravidiel na zabezpečenie ochrany osobných údajov, vrátane záväzku mlčanlivosti, tak aby bol dodržaný čo najvyšší štandard právnej ochrany zodpovedajúci požiadavkám zakotveným v predpisoch Európskej únie, ako aj v predpisoch Slovenskej republiky. Ide najmä o osoby poskytujúce prevádzkovateľovi účtovné služby, služby v oblasti ochrany majetku, služby v oblasti správy siete a právne služby.

6. Informácia o prenose osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii

Naša spoločnosť nebude uskutočňovať prenos akýchkoľvek osobných údajov do tretích krajín ani medzinárodným organizáciám.

7. Doba uchovávania osobných údajov, resp. kritériá na jej určenie

Pri spracúvaní osobných údajov vychádzame z princípu minimalizácie, čo znamená, že len čo uplynie doba, počas ktorej je naša spoločnosť povinná uchovávať osobné údaje, prestane tieto osobné údaje spracúvať a zlikviduje ich.

Osobné údaje budú z časového hľadiska podľa jednotlivých kategórií uvedených nižšie uchovávané nasledovne:

Účel spracúvania osobných údajov	Doba uchovávania osobných údajov / kritérium na jej určenie
Spracovanie účtovných dokladov, vedenie účtovníctva	10 rokov
Evidencia pošty (správa registratúry)	2 roky
Vedenie súdnych sporov a vymáhanie nárokov Prevádzkovateľa voči jeho zamestnancom v civilných, trestných a exekučných konaniach	Do dňa definitívneho skončenia súdneho sporu
Zmluvy	Po dobu trvania zmluvného vzťahu a 4 roky po jeho skončení
Vedenie súdnych sporov a vymáhanie nárokov našej spoločnosti v civilných, trestných a exekučných konaniach	Do definitívneho skončenia sporu
Monitorovanie vybraných priestorov našej spoločnosti z dôvodu zabezpečenia ochrany jej majetku a majetku jej zamestnancov	15 dní

8. Informácia o zdroji osobných údajov, ktoré naša spoločnosť spracúva

Naša spoločnosť spracúva osobné údaje získané z nasledujúcich zdrojov:

priamo od Vás,
od iných osôb, a to s Vaším súhlasom alebo ak to vyžadujú právne predpisy,
z obrazových záznamov vyhotovených monitorovaním vybraných priestorov našej spoločnosti.

Poučenie o právach dotknutej osoby

Kedykoľvek môžete využiť niektoré z Vašich práv v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „nariadenie GDPR“), ktoré sú uvedené nižšie:

Právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcim sa Vašej osoby
Právo na opravu Vašich osobných údajov
Právo na vymazanie („zabudnutie“) Vašich osobných údajov
Právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov
Právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov
Právo na prenos (prenosnosť) Vašich údajov
Právo podať sťažnosť na dozorný orgán

Pre lepšie pochopenie nasledujúceho textu o obsahu jednotlivých vyššie uvedených práv uvádzame aj vymedzenie základných pojmov v oblasti ochrany osobných údajov.

Vymedzenie základných pojmov

Osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo a pod.;
Prevádzkovateľ – fyzická alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov;
Dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú;
Sprostredkovateľ – fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene Prevádzkovateľa;
Účel – dôvod, prečo Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje;
Oprávnený záujem – záujem Prevádzkovateľa, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby;
Príjemca – fyzická osoba, právnická osoba alebo orgán verejnej moci, ktorému sú určité osobné údaje poskytované.

1. Právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcim sa Vašej osoby

Máte právo požadovať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, a v prípade kladnej odpovede na túto otázku máte právo na získanie prístupu k týmto osobným údajom a nasledovné informácie:

a) účely spracúvania Vašich osobných údajov,
b) kategórie dotknutých osobných údajov,
c) príjemcovia alebo kategórie príjemcov týchto údajov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté,
d) predpokladaná doba uchovávania osobných údajov alebo kritériá na jej určenie.

Zároveň máte právo požadovať od Prevádzkovateľa informácie o prípadnom prenose osobných údajov do tretích krajín, o sprostredkovateľoch prevádzkovateľa, o Vašich právach a ich bližšom obsahu, o možnosti obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov, o zdroji spracúvaných osobných údajov, ako aj o informáciách, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu a/alebo profilovaniu.

2. Právo na opravu Vašich osobných údajov

Môžete od Prevádzkovateľa žiadať, aby bez zbytočného odkladu opravil údaje, ktoré sa Vás týkajú, v prípade, že osobné údaje spracúvané Prevádzkovateľom, ktoré sa týkajú Vašej osoby, sú neaktuálne, nesprávne alebo nepresné. Zároveň máte právo na to, aby Prevádzkovateľ doplnil Vaše neúplné osobné údaje so zreteľom na účely ich spracúvania, ktoré mu môžete poskytnúť napríklad prostredníctvom poskytnutia písomného vyhlásenia.

3. Právo na vymazanie („zabudnutie“) Vašich osobných údajov

Máte právo požadovať od Prevádzkovateľa vymazanie Vašich osobných údajov v prípade, že je splnená niektorá z nasledovných podmienok:

Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo spracúvali;
odvoláte súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý ste predtým prevádzkovateľovi poskytli a na základe ktorého sa spracúvanie osobných údajov vykonáva, ak neexistuje iný právny základ pre ich spracúvanie (t. j. ak nejde o spracúvanie na základe zákona, zmluvy a pod.);
namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie (viac k právu namietať uvádzame v bode 5 tejto informácie);
Vaše osobné údaje sa spracúvali nezákonne;
Vaše osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Únie alebo podľa práva Slovenskej republiky;
Vaše osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti.

Každá žiadosť o výmaz osobných údajov bude posúdená Prevádzkovateľom z hľadiska jej oprávnenosti. Prevádzkovateľovi nevznikne povinnosť vymazať osobné údaje o Vašej osobe len v tom prípade, ak existuje zákonná povinnosť naďalej spracúvať tieto osobné údaje, alebo ak existuje oprávnený záujem Prevádzkovateľa, na základe ktorého je oprávnený tieto osobné údaje spracúvať.

4. Právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov

Môžete žiadať od Prevádzkovateľa, aby obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov v nasledovných prípadoch:

ak napadnete správnosť osobných údajov počas obdobia umožňujúceho Prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov;
ak spracúvanie je protizákonné a Vy budete namietať proti vymazaniu osobných údajov a namiesto toho budete žiadať obmedzenie ich použitia;
ak Prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich nárokov;
ak namietate proti spracúvaniu osobných údajov, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi.

5. Právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov

Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa Vás týka, ak ide o spracúvanie na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo na účel oprávnených záujmov Prevádzkovateľa. Taktiež máte právo namietať proti profilovaniu založenému na účeloch uvedených v predchádzajúcej vete, ak k nemu pri spracúvaní osobných údajov zo strany Prevádzkovateľa dochádza.

6. Právo na prenos (prenosnosť) údajov

Máte právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste poskytli Prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje k ďalšiemu prevádzkovateľovi, resp. inej spoločnosti, ak je to technicky možné a ak sú splnené nasledovné podmienky:

spracúvanie sa zakladá na súhlase, ktorý ste prevádzkovateľovi udelili, alebo na základe zmluvy, a zároveň
spracúvanie sa vykonáva automatizovanými prostriedkami.

7. Právo podať sťažnosť na dozorný orgán

Môžete sa kedykoľvek obrátiť s Vaším podnetom alebo sťažnosťou vo veci spracúvania osobných údajov na dozorný orgán, ktorým je:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika
IČO: 36 064 220
Tel. č.: +421 (2) 3231 3220
Webové sídlo: https://dataprotection.gov.sk/uoou/